親切・丁寧なサポートで顧問先にクラウドシステムを普及！
クラウドの活用によりコストダウンと顧客満足度向上を実現

昔話を思い出すような感じになりますが、担当者に紹介されたのがA-SaaS（エーサース）を知ったきっかけですね。最初からインパクトのあった料金体系が導入を決める一番のポイントになりました。お金の面に加えて、ライセンスに関しても自由度が高く、他社に比べて魅力的でした。 事務所によってはシステムに1000万円以上かけているところもあるでしょうが、私の事務所でもハードのバージョンアップなどでやはりコストが膨らんでしまっていました。そのため、A-SaaS（エーサース）を導入することにしました。

正確な数は把握していませんが、A-SaaS（エーサース）を使って処理しているお客様の数はだいぶ多いですよ。会計については独自でシステムを入れているようなお客様は、そのままのシステムを使い続けているところもあります。ですが、もともと手書きで記帳されているお客様や、以前に私の事務所で導入したシステムを利用いただいているお客様については、A-SaaS（エーサース）に切り替えていただきました。

日々の会計処理にはA-SaaS（エーサース）を利用されていないお客様であっても、毎月データをいただいています。そのデータを事務所側でA-SaaS（エーサース）にインポートして、お客様とデータ共有するようにしています。

以前は、総勘定元帳などをお客様が利用しているシステムから印刷して送っていただいていました。紙ベースでもって事務所側でチェックをしてお返しする、ということをしていました。A-SaaS（エーサース）でのデータ共有を始めてからは、事務所側でデータをチェックしてご連絡するだけです。紙での保存が必要なお客様でしたら、事務所側で印刷・製本をしてお渡しするということをしていますが、かなり手間が無くなりました。お客様にも喜ばれています。

そのような取り組みを行っているため、データのコンバートは毎月行っています。コンバートは大変な作業だというイメージがあるかと思います。実際、手間にはなります。しかし、それは最初の仕組みを構築するところだけです。1回だけ頑張ってやれば良いというわけです。

私の事務所では、お客様に合わせて一社一様にコンバートのプログラムをExcelのマクロなどで組んでいます。お客様によって利用しているシステムはバラバラですし、たとえ同じベンダーのシステムだったとしても、科目体系やデータ形式はお客様によって本当に様々です。そのため、お客様ごとにプログラムを作成してコンバートできる仕組みを構築しています。プログラムができてしまえば、次回以降は担当者一人で半自動的にできてしまいますので、それほど手間になるものではないと思います。

初期のころについては、お客様に頼み込んで導入してもらったというのが正直なところです。やはり、使い慣れたシステムからの移行は大変でした。細かい部分ではあったとしても、今まで入力しなくてよかった項目などを入力しなければならない、となるので「システムを変えたくない」という声はいただきました。

そこはひとつ、完全に頼み込んで導入してもらいましたね。それでもなるべくお客様に手間がかからないような方法を色々と検討しました。システムの設定については事務所側で行ったり、データをしっかりコンバートしてからお客様に渡してあげる、といった工夫を凝らしました。

また、クラウドへの信頼性について伝えることにも苦労しました。クラウドという言葉自体を知らないお客様も多く、私自身が納得できているクラウドの安全性について説明して、伝えて回るということを繰り返していきました。今となっては、導入初期のころと比べてもクラウドの知名度はだいぶ広まってきました。iPhoneのiCloudなどが身近になり、馴染みがあるせいか、かなり抵抗が無くなってきました。

まずはこれまで申し上げたとおりですが、価格です。月々のシステム費用を抑えられる上に、バージョンアップ等にも費用がかからない料金体系は事務所経営において大きなメリットになります。無償かつ自動でアップデートされるバージョンアップの仕組みも非常に大きいです。

お客様に提供できる給与システムも良いですね。給与システムは必ずバージョンアップが必要になります。一般のメーカーの製品ですと、費用に加えて管理コストもかかってしまいます。バージョンアップ用のソフトを受け取って、それをパソコンにインストールするなど手間がかかってしまいます。お客様のシステムのバージョンを考慮しなくてはならない場合もあります。A-SaaS（エーサース）であれば、自動でバージョンアップされるので、こちらで作業する必要がありません。A-SaaS（エーサース）を利用していただいているお客様であれば、事務所と同じタイミングでバージョンアップされるので、お互いのバージョンも気にする必要がありません。

A-SaaS（エーサース）を普段から利用していただいていれば、年末調整のための準備資料も減らすことができます。調書など書類を作成して送っていただく必要もないので、お客様からも喜ばれます。会計システムを利用していなくても、給与システムを利用いただくことで、年末調整をやっているお客様にはメリットを提供することができると思います。

事務所内で見ても、全員が同時にシステムを使用したいというニーズに対して、柔軟なライセンス体系は使い勝手が良いと思います。お客様と同じデータをリアルタイムに共有できるので、電話で問い合わせいただいた場合にもすぐに確認して対応することができます。以前は、訪問して確認や説明をしなければならないケースもありましたので、だいぶ便利になりました。

システムの安定性も機能面も、充実してきました。特に、税務システムは申告関連の機能も充実してきて、だいぶ良くなりました。中規模までのお客様については、A-SaaS（エーサース）を利用しており、だいたい全体の半分くらいのお客様についてはA-SaaS（エーサース）に切り替えることができました。小規模、中規模の会社については問題なく対応できると思います。大規模の会社については、現状では外国税額などの特殊なケースを含め色々な税務処理が必要な場合に、別表が対応していないということもあり、どうしても切り替えられずにいるところがまだあります。大規模の会社も切り替えていきたいと思っていますので、A-SaaS(エーサース)の機能がさらに充実し、そうした特殊なニーズにも問題なく応えられるようになることを期待しています。

会計システムについても、昔は色々と問題はあったかとは思うんですが、それもだいぶ安定して使えるようになりました。給与システムも、はじめから機能があったのかはっきりとは覚えていないのですが、社会保険や労働保険が一体セットに利用できるようになりました。社労士さんに提出する資料の作成など、会社の経理の人にとって使いやすいシステムになってきたと感じています。

利用範囲や処理件数など、スモールスタートで進めて事務所内にしっかりとノウハウを溜めるのが良いのではないでしょうか。じわじわと切り替えていくという気構えや忍耐が必要だと思います。お客様にシステムを切り替えていただいて、利用していただくためには親切さと丁寧さが必要です。「ライセンスを発行したので、このシステムを使ってください」とシステムを渡してあげるだけでは、親切さが足りないです。「利用開始して、ログインしたらすぐ使える」というところまでセッティングしてあげなくてはいけません。

私の事務所では、コンバートによって前月以前のデータをインポートすることはもちろん、科目コードも汎用のものではなく、お客様がそれまで利用していたシステムと同じ体系にセッティングしてお渡しするようにしています。システムの切り替えをなるべく感じさせないように、事務所側がみっちりと準備をしたうえでお客様をしっかりと主導することが大切です。

我々の事務所では、A-SaaS（エーサース）の導入についてもしっかりと準備をしたうえで進めてきました。会計システムから導入し、給与、そして税務と徐々に利用範囲を広げていきました。税務については小さい規模のお客様から、毎月何件と件数を決めて徐々に切り替えていきました。スモールスタートでコツコツと進めていくことで、事務所側にノウハウも蓄積されます。手間はかかるかもしれませんが、自信を持ってお客様への導入を進めることができるようになります。自信を持ってお客様にサービス提供を行うことができれば、結果的にお客様の満足度に繋がると思います。