マイナンバー制度とはなんぞや？ 制度の概要、そして企業のメリットについて

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)が2016年1月から利用開始します。それに先立ち、今年2015年10月から、国民や長中期在留者・特別永住者などの外国人ひとりひとりにマイナンバーが記載された「通知カード」が配布されます。

昨今、ニュースや新聞で頻繁に取り上げられるようになった「マイナンバー」という言葉。利用開始が間近となったいま、企業の対応が急がれています。ただ、国民一人ひとりがマイナンバーを持つことへの意識が低いだけでなく、この制度の目的やメリットを理解している企業関係者の少ないように思われます。

企業にとって、制度導入のメリットは何なのか、そして、デメリットは何なのか。今回は、マイナンバー制度がどう企業に関係してくるのかについてご説明します。

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)は何のために導入されるのか？

「マイナンバー」とは、住民票を有する国民ひとりひとりに12桁の番号をひとつ付すことで、①行政を効率化し、②国民の利便性を高め、③公平かつ公正な社会を実現する社会基盤です。
参考：内閣官房

①行政を効率化

行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進むので、作業コストの削減につながります。

②国民の利便性を高める

行政手続を行う際に国民に求められる添付書類が削減され、手続が簡素化されます。また、行政機関で行われるサービス情報も受け取りやすくなるので、負担軽減と充実したサービス受給が実現します。

③公平かつ公正な社会を実現する

国民ひとりひとりがマイナンバーを所有することで、各人の所得やほかの行政サービスの需給状況を把握しやすくなります。少し前に話題となった「不正受給」や負担を不正に免れる行為を防止し、逆に、本当に支援を必要としているひとへ適切なサービスを供給することができるようになります。

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)は誰が使うのか？

企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続き、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めています。マイナンバーは社会保障・税・災害対策の手続きのために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金、医療保険者に提供するものですから、個人のナンバーを運用するのは、主に雇い主である企業であるといって良いでしょう。

これを考えると、従業員のマイナンバーを管理する企業に対しては、より一層厳格な安全管理措置が求められることになります。

制度が導入されたあとは、源泉徴収など税に関する書類や、健康保険など社会保障に関する書類へのマイナンバーの記載が義務づけられます。企業は、雇用している従業員からマイナンバーを集めなくてはいけません。

秘匿性が非常に高い個人情報なので、厳罰規定が設けられています。故意に不正行為を行った場合は、監督官庁からの是正勧告は行われず、直接に刑事罰が課されます。また、従業員が不正行為を行った場合、当人だけでなく雇い主の企業も罰金刑が課せられるという両罰規定も存在します。

マイナンバー制度導入による企業へのメリット

厳罰規定が設けられたことにもうかがえるように、企業にとって、マイナンバーを管理することの負担は大きなものとなるでしょう。しかし、デメリット以上に、企業に対するメリットも期待できます。

マイナンバー制度では、個人ひとりひとりに番号が付されるだけでなく、法人に対しても番号が付されます。付された法人番号は利用範囲の規定がなく、幅広い分野で活用することができます。

①取引先の情報の集約や名寄せ作業を効率化できる

これまで、企業や部門を超えて取引情報などを共有・連携するとき、コードの変換や人手による企業名での名寄せ作業が必要でした。法人番号があれば、取引先などの企業情報に、取引先の法人番号を紐付けて管理することによって、分散する取引情報を効率良く集約することができるようになるのです。

②新設事業者への営業の効率化

現状では、新規の営業先を探すために、登記所や信用調査会社の情報を入手するなどの手間やコストがかかっています。しかし、今年10月以降に設立登記される法人については「法人番号指定年月日」による絞り込み検索が可能になるので、効率的に新規設立法人を見つけることができるようになります。

③新規取引先の実績・資格確認の簡素化

「マイポータル」の法人版が稼働すれば、資格許認可や行政処分/勧告、表彰実績や補助金交付実績などの情報がオープンデータとして集約されます。

企業が新規取引先にこうした自社情報を求めたとき、新規取引先が自社情報をダウンロードし要求先に送付するだけで、要求元の裏付け調査の手間が省けます。

④柔軟な検索・閲覧

法人等の名称や所在地が変更された場合、利用者が過去の名称や所在地で検索する場合が想定されます。検索条件に変更履歴を記載しておけば、称号や所在地が変更された法人の情報を、変更前の称号や所在地で検索することが可能になります。

まとめ

「プライバシーの保護」という概念は、情報社会となった現代社会で意識されるようになったものです。マイナンバーについても、個人情報に直接結びつくものであって、企業が情報管理態勢を整備するだけでは十分とは言い切れません。

従業員ひとりひとりの情報管理意識についての教育を改めて行うことが必要です。便利かには責任・義務が伴います。事前準備を怠らず、新しい制度についての共通認識を形成しましょう。