会計事務所に最適のウェブ会議ツールはどれ？5大ツールを一挙比較！

近年では新型コロナウイルスの影響に伴い、顧問先やスタッフとのやり取りにウェブ会議ツールを導入する事務所も登場するようになりました。ここでは会計事務所がウェブ会議ツールを導入するべき理由や会計事務所に最適のウェブツールなどについて解説します。

会計事務所がウェブ会議ツールを導入すべき理由

近年では新型コロナウイルスの流行に伴い、以前のように顧問先に訪問することができなくなりました。会計事務所によってはウェブ会議ツールを導入してオンライン上でやり取りをする事務所も登場するようになりましたが、そのメリットはどういった点にあるのでしょうか？

ここでは会計事務所がウェブ会議ツールを導入すべき理由について解説していきます。

これまでと変わらない形でやり取りができる

近年では新型コロナウイルスの感染防止のため、社員の出社や社外の人間との接触を制限している企業も珍しくありません。

会計事務所にとっても顧問先経営者と顔を合わせる機会が設けられず、距離ができてしまっていると感じている方も多いでしょう。

そうした際にウェブ会議ツールを導入すれば、リモート環境でも以前と変わらない形でやり取りをすることができます。電話と比べると、ウェブ会議ツールは相手の顔を見ながら話を進められるので、顧問先の雰囲気を掴みながら話ができるのも魅力です。

会議参加のハードルを下げられる

ウェブ会議は通信環境さえあればどこからでも参加できるので、出張している際でも移動時間の合間に参加することができます。

これによりいつでもどこでも会議を招集できるため、出席者全員が集まらなくても会議を行うことができます。

音声以外の情報をやり取りできる

ウェブ会議ツールは音声以外の情報を共有できることもメリットの一つです。利用できる機能はサービスによっても異なりますが、基本的にはほとんどのサービスでテキストメッセージのやり取りやPC画面の共有、ファイルの送受信などの機能を利用することができます。

これらの機能を活用することで、顧問先にソフトの操作方法を分かりやすく説明したり、会議中に顧問先から質問のあった点について素早く回答できるようになり、顧問先からの信頼感の醸成にも役立ちます。

顧問先とのやり取りに最適のウェブ会議ツール5選

ここでは実際によく利用されているウェブ会議ツールを5つご紹介します。各ツールごとに独自の機能があるので、ご利用になりたい用途に合わせて選ぶのが良いでしょう。

Google meet

Google meetはセキュリティ面に力を入れているのが特徴です。

元々はG Suiteという社内コミュニケーション用ツールの一部として開発された背景があることから外部からの侵入や情報流出には特に力を入れた対策が施されています。

また、Googleアプリとの連携にも力を入れており、Gmailの通知画面をクリックすれば、アプリをインストールせずに使用することができます。Googleのアカウントさえあれば、どんな人でも使用できるので、導入が簡単で汎用性が高いものをお探しの方におすすめです。

ZOOM

ZOOMは機能面に力を入れているのが特徴です。外見を補正してくれる美肌機能やAIによる自動文字起こし、クラウドとローカルによるミーティング内容の録画、ホワイトボード機能、参加者を複数のグループに分けられるブレークアウトルーム機能など様々な機能を外部連携なしで利用することができます。

また、回線状況や端末に応じて通信を最適化する機能も搭載しており、通話環境が安定しているのも特徴です。有料プランに加入すれば、最大1,000人まで参加できるので、大規模なオンラインセミナーなどを実施したい方にもおすすめです。

Chatwork

チャットワークは日本企業での利用が盛んな社内チャットツールです。チャットツールとしての利用が主ですが、グループメンバーとのビデオ通話機能が搭載されていることからウェブ会議ツールとしても利用されています。

チャットワークの特徴はIDを交換することで社外の人間をグループメンバーに追加できる点です。タスク管理機能を使えば、メンバー全員でタスクを共有管理することができるので、顧問先と二人三脚で課題に取り組みたい方におすすめです。

Slack

Slackは拡張機能が充実しており、自分好みにカスタマイズができるのが特徴です。1,500以上の外部サービスと連携しており、スケジュールの確認やメールの送受信をSlack上で完結することができます。

また、ファイルの送受信にも力を入れており、1GB以下のファイルであれば、どんな種類のファイルでも送受信することができます。

ウェブ会議ツールとしては、音声会話とビデオ通話に対応しています。機能面は画面共有やリマインダーなどシンプルなものですが、外部のツールと連動することができるので、必要な機能をカスタマイズしたい方におすすめです。

CISCO Webex Meetings

Webex Meetingsは自動翻訳機能が搭載されており、会議中の英語音声を日本語字幕で表示してくれるのが特徴です。会議後には議事録を自動作成してくれるので、複数の文化圏の方とミーティングをする機会が多い方におすすめのツールです。

また、2021年には画面に直接書き込みができるデジタルホワイトボード機能や背景に資料を設定してその上に自分を配置できるプレゼンター合成、参加者を複数のルームに分けるブレイクアウトセッション機能、ノイズの除去機能などの機能も追加されており、ビジネス用のチャットツールとしての利便性が大きく向上しています。

ウェブ会議をスムーズに進めていくためのポイント

ウェブ会議をスムーズに進めていくうえで最も大切なことは安定したネット環境を構築しておくことです。

特に大人数で会議を実施する場合は、回線が不安定になりやすく、会議途中で音声が飛んでしまったり、映像が乱れてしまうことがあります。目安として職場や自宅の回線速度が30Mbps～50Mbps程度あるかを確認しておきましょう。

また、ほとんどのウェブ会議ツールの無料プランでは利用時間に制限があります。有料プランに加入せずに使用する場合は、予め会議の議題を設定してから開くようにしましょう。

まとめ

ウェブ会議ツールを導入することで顧問先と以前と変わらない形でやり取りができるのはもちろん、資料共有がしやすくなったり、参加のハードルを下げられるといったメリットがあります。

どの会議ツールを使うべきかは事務所の環境や顧問先のニーズなどによっても異なりますが、導入の際は回線速度を十分に確保しておくようにしましょう。