マイナンバー　税理士の先生が考えるべき対策とは　vol.3 ＜取得 ＆ 顧問先への啓蒙＞

年末調整に係る顧問先の従業員からの個人番号の取得 いつ取得しますか

税理士事務所が年末調整関連書類の作成を委嘱されている場合、当然のことながらそれらの書類に記載する個人番号の取扱いの委託を受けることになり、顧問先に対して、従業員等の個人番号の提供を求めることになります。
税理士事務所が顧問先の委嘱を受けて作成、提出する書類に個人番号を記載しなければならなくなる時期は以下の国税庁ホームページで発表されている通り様々です。

源泉徴収票等の年末調整関連書類に個人番号を記載しなければならない時期は、平成28年分からとなりますので、退職者がでない場合、実際に個人番号が必要となるのは平成28年末の時期になりますが、個人番号の通知カードが送付される平成27年10月頃のタイミングを逃すと、通知カードの紛失等によりスムーズに取得できないことも考えられます。
また、平成27年分の年末調整時に従業員が提出することになる「平成28年分　給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」から個人番号欄が設けられることになっていますので、実際に従業員から個人番号を取得するタイミングとしては、個人番号の通知カードが送付される平成27年の年末時期に顧問先から個人番号の取得をすることになるのではないでしょうか。

取得に当たって知っておくべきルール　利用目的の明示と本人確認

個人番号の取得にあたっては、利用目的を明示し本人確認をする必要があります。顧問先の従業員分の個人番号を取得する場合、税理士事務所が本人確認までするのは現実的ではありませんから、顧問先に「個人番号関係事務実施者」として、利用目的の明示および本人確認をしてもらい従業員から本人および扶養親族の個人番号を取得してもらうようにすることになります。
顧問先に対しては、顧問先が「個人番号関係事務実施者」となること、および個人番号取扱いの責任者と担当者を決めるとともに、個人番号の提供を求める利用目的として従業員に源泉徴収票等年末調整関係書類作成のためであることを明示し、顧問先の責任者または担当者が個人番号の取得にあたっては本人確認を行うことなどをあらかじめ教育・指導しておくことになります。
本人確認は、一般的には個人番号の「通知カード」と運転免許証などの組み合わせ(平成28年1月1日以降発行される予定の個人番号カードの場合は、個人番号カードのみで本人確認が可能となります)で行うこととされていますが、すでに雇用関係にあり雇用契約時に本人確認が行われている場合は、本人と知覚することで本人確認したことにすることもできます。

個人番号の取得で事前に注意すべきこと

年末調整に係る個人番号の取得では、顧問先の従業員本人の個人番号だけでなく扶養親族の個人番号も必要となります。別居して暮らしている親や子供などを扶養している場合は、あらかじめそれぞれの個人番号の「通知カード」を従業員が親や子供から提供を受け、本人の個人番号と一緒に提供できるように準備しておくよう、顧問先を通して従業員にあらかじめ通知しておく必要があります。また、従業員が居住している住所に住民票を移していない場合は、住民票の住所に「通知カード」が送られてくることになりますので、「通知カード」をきちんと入手できるように手立てをしておくことも、あわせて通知しておく必要があります。

従業員およびその扶養者の個人番号をどのような方法で取得するのか

先述の通り「平成28年分　給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」(以下「扶養控除等申告書」)から個人番号欄が設けられることから、一般的には従業員が「扶養控除等申告書」に本人および扶養親族の個人番号を記載して顧問先の個人番号取扱い責任者または担当者へ提出することが想定されています。従業員等の個人番号が書面で提出され、税理士事務所へ書面で届くことになると、その書面の作成から税理士事務所に届くまで取扱いにはそれ相当の安全管理をはかる必要が生じます。
従業員等の個人番号を顧問先が取得する現場で、個人番号を電子データとして入力してもらえば、書面よりも取扱い上の管理はより安全になると言えますが、パソコンやUSBメモリ等に一旦登録して税理士事務所へ持ち込まれる場合は、電子データとしての個人番号を「持つ」ことに対する安全管理措置が必要となります。
いずれのケースでも、個人番号の取扱いについての安全管理面では、それなりの負荷がかかってきます。
当社では、従業員等の個人番号を顧問先が取得する現場で個人番号を電子データとして入力してもらえば、そのままクラウド上のサーバーに登録し、電子データとしての個人番号を顧問先のパソコンや税理士事務所のサーバーなどに「持たない」ことで、「個人番号関係事務実施者」として義務付けられる安全管理に係る負荷を徹底して軽減する仕組みを提供する予定です。