マイナンバー　税理士の先生が考えるべき対策とは　vol.2 ＜委託＞

税理士事務所はマイナンバーの取扱いの委託を受けることは不可避です

マイナンバー制度は社会保障・税番号制度と呼ばれる通り、税の分野のほとんどの業務に係ってきます。
平成28年1月1日以降の年末調整、所得税、消費税、法人税、相続税、贈与税などの申告書等提出書類に個人番号、法人番号を記載して提出しなければならなくなります。
もともとこれらの業務を顧問先(中小事業者)から請け負っている以上、おのずとマイナンバーの取り扱いについても顧問先から委託を受けることになります。番号法においては事業者がマイナンバーに係る取扱い事務を委託する場合は、事業者が委託先を監督、管理することになりますが、もともと税に係る業務を税理士事務所に任せきっている顧問先では、マイナンバー制度を理解した上で税理士事務所を監督するといった責任意識をもつことは難しいと思われます。
そのために税理士には、マイナンバー制度について顧問先事業者へ適切な教育、指導を行うことも求められることになります。

顧問先も巻き込んで準備作業を進めていく必要があります

個人情報保護法では規制の対象とならなかった中小事業者も、従業員を1人でも雇用すれば、個人番号を含む特定個人情報について規制の対象となります。年末調整に係る業務では顧問先も委託先となる税理士事務所も「個人番号関係事務実施者」として義務・責務を負うことになるわけです。
税理士事務所として、個人番号を取り扱う上で、個人番号の適切な安全管理のために必要な措置を講じることはもちろんですが、顧問先も同様の安全管理のための必要な措置を講じる必要がありますから、顧問先も巻き込んで、必要な準備作業を進めていく必要があります。
個人番号を取扱う事務の範囲の確認や取扱い担当者の確認、個人番号の取扱いに係る基本方針や取扱規程等の策定などは、事務所が先行して行い、顧問先にも同様の準備作業を進めるように教育、指導することになります。また、顧問先との間で取り交わしている業務委嘱契約書(※)に個人番号を含む特定個人情報の取扱いについての記載を追加して再締結する、または別途特定個人情報の取扱いについて覚書(※)等の書面を取り交わしておく必要があります。

※ 日本税理士会連合会の下記ホームページ(税理士会員専用)で「税理士のためのマイナンバー対応ガイドブック」やこれら書面のひな型が公開されています。

個人番号の取得、保管・管理、利用等の各シーンで税理士事務所、顧問先それぞれがどのような役割を果たすのか

個人番号の取扱いでは、取得、保管・管理、利用、廃棄といったシーンごとに、押さえておかなければならないルールがあります。顧問先と、顧問先の委託を受けて個人番号を取扱う税理士事務所が、それぞれのシーンでどのような役割を果たすことになるのか、次回は個人番号の取得について、その詳細を見ていきます。