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会計事務所でテレワークをする秘訣!〜前編〜


みなさま、こんにちは。
Mikatus(ミカタス)カスタマーサクセスマネジャーの西條(さいじょう)です。
この度、A-SaaSを利用してテレワークの導入に成功されている大貫会計事務所 芝様を取材しました。2015年の開業当初より積極的にテレワークに取り組まれ、今では7名のスタッフ「全員」がテレワークを実践中。はたしてどのような苦労や工夫があったのか?私も興味津々です。

芝様が取り組まれたテレワーク導入の秘訣をお聞きしました。
本号(前編)では、運用方法やツールの活用方法などについてお届けします。


テレワークの運用状況についてお聞かせください

ーーテレワークを始めた理由についてお聞かせください。

最初は自宅登録で1人で開業しました。子供がいるので学校の送り迎えの時間帯を活用して「どうやったら仕事ができるか」を考えて、モバイルワークが可能な環境を整えました。その後仕事が増えてきて、人を雇おうと考えたときに、一緒に仕事をしたいと思ったスタッフのほとんどに子供がいましたので、仕事と家庭の両立ができるよう本格的にテレワークを導入しました。



ーーテレワークしているスタッフの割合はどれ位ですか?

コロナの影響により学校の休校が決まった3月上旬からはスタッフ全員です。郵送物の確認などのためスタッフが出社することはありますが、在宅で済む作業では出社はしていません。


ーーテレワークしているスタッフの勤怠管理はどのようにおこなわれていますか?

全員のスケジュールは「TimeTree」というオンラインカレンダーで管理されていて、本人の都合や業務内容によって出社するかしないかを本人が登録し、全員が互いの出勤状況を把握しています。


ーー出勤、退勤の時間の取り決めや業務報告方法はどのようにされていますか?

出勤や退勤時間は出勤簿で管理しています。勤務時間については本人を信用しています。細かい所まで求めると息苦しくなるのでやらないようにしています。


ーーテレワークしているスタッフの業務範囲についてお聞かせください。

税理士業務はすべて私自身がやっていて、それ以外の部分をスタッフに任せています。当事務所ではお客様のバックオフィス業務を一括で受託しており、特に経理部門の業務のボリュームが大きく、記帳代行や給与計算をスタッフがメインでおこなっています。


ーーテレワークしているスタッフが出社した際は、どのような作業をされていますか?

郵送物の確認、お客様への資料送付、お客様から届いた資料のスキャン、打ち合わせ、会議、印刷作業などをしています。気分転換で事務所に行くこともありますね。届いた資料はスキャンしてクラウドサーバーに登録し、なるべく早くお客様に返すようにしています。


ーーA-SaaSシステムの同時ログイン数が超えないようにID管理はされていますか?

スタッフ全員でグループLINEを持っており、ログインできなかったら必ずグループLINEで連絡を取り合い、調整するように指示しています。そして、頻発するようになったらID追加することにしています。


テレワークのためのツールの活用状況を教えてください

ーー紙資料の取り扱いはどのようにされていますか?

基本的にはお客様から書類を紙でもらわないですし、紙で渡さないようにしています。当事務所では「Dropbox」を導入していて、お客様とサーバーの一部を共有して、そこに請求書などの資料をアップしてもらうよう案内しており、我々はそれを見ながら入力しています。電子データを元に入力を進めるため、PCはデータ確認用と入力作業用の2つの画面が必要になります。取り扱いに注意が必要なマイナンバーは、お客様に入力してもらうようにしています。
ただ、どうしても紙で送られてくる資料もあるので、その時は社内にいるスタッフがスキャンしてサーバーに登録しています。サーバーにアップさえすれば場所がどこであっても仕事ができますからね。また、オンラインカレンダーでお互いにこの日に行くからと話し合って、通常時は必ず1人は事務所にいるようにしています。


ーー事務所の固定電話での発着信はどのようにおこなっていますか?

マネージャー以上には会社の携帯電話を支給していますが、スタッフ各自の携帯電話を通じて事務所固定電話からの発信・受信ができるクラウドシステムも導入しています。スタッフが通信料の負担をすることがないようにとか、個人の携帯電話番号が知られることがないようにと気を付けています。代表電話を在宅で受けてしまうと子供の声などの生活音が入ってしまうため、秘書サービスに転送していますね。そこでキャッチしてもらい、こちらから折り返し連絡をしています。


ーーテレワークしているスタッフが使っているPCについてお聞かせください。

PCは事務所負担で支給しています。スキャンした資料を元に入力を進めていきますので、入力業務がメインのスタッフにはモニターも追加で用意しています。また、PCトラブルを未然に防ぎ、テレワークに必要なアプリケーションの快適な動作を確保するためにも、ある程度スペックが高いPCを用意しています。


ーーコミュニケーション・ツールは何を使われていますか?

社内コミュニケーションには「LINE」を利用しています。全員でグループLINEを作っていて、事務所に届いた郵送物を誰に送るかの確認などで利用しています。その他にもミーティングの日程を調整する際にもグループLINEを利用していますね。
お客様とのコミュニケーションには、お客様が使いなれたツールに合わせて、メール、「LINE」、「Messenger」、「Slack」、「Chatwork」などを利用しています。こちらが主に使っているツールの利用をお客様に求めてしまうと、連絡が滞る場合が出てきます。お客様の負担にならないように、柔軟に対応しています。


ーーオンライン会議システムは何か利用されていますか?

全体ミーティングを毎月一回おこないますが、「Zoom」または「Teams」というオンライン会議システムを利用しています。


ーー業務の依頼方法や入力業務に必要となる資料のスタッフへの受け渡しはどのようにされていますか?

基本的にすべてのデータの共有は「Dropbox」を利用しています。事務所にはPC作業などが苦手なスタッフもいるので、わかりやすさも重要です。横ですぐにこうだと教えてあげることもできないので、わかりやすく、かつセキュリティもしっかりしているものとなったときに行きついたのが「Dropbox」でした。


ーーテレワークをしているスタッフさんがお客様に試算表等の資料を持参する場合、どのようにされていますか?

紙よりもデータでのやり取りがベースとなっています。訪問することは少ないですね。海外の顧客が多いということもありますが、メールでのやり取りが主流になりますね。訪問する場合は元帳や試算表を事務所で印刷して持参することもあります。




ここまでのインタビューで、様々なツールを駆使してテレワークでも業務が回る仕組みを作られていることがよくわかりました。次号(後編)では「テレワークを検討している方へのアドバイス」を掲載いたします。 お楽しみに!


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