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令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第3回  ~電子取引厳格化への対応~

皆さん、こんにちは。
Mikatus(ミカタス)の中尾です。

いよいよ来月1月1日以降より、「電子取引データ」の紙での保存ができなくなります。今回は、A-SaaS(エーサース)にてサービス提供予定の「電子取引データ保存システム(仮称)」の概要をご案内します。

目次[非表示]

  1. 1.「電子取引データ保存システム」の概要
  2. 2.「電子取引データ保存システム」の特徴
    1. 2.1.手間なく簡単に保存
    2. 2.2.安心・安全のセキュリティで保存
    3. 2.3.無償でご提供
  3. 3.システムを活用するために準備していただきたいこと
    1. 3.1.発行する立場での確認
    2. 3.2.受け取る立場での確認


「電子取引データ保存システム」の概要

現在開発中の「電子取引データ保存システム」は、電子帳簿保存法において定められた電子取引データの保存に対応するシステムです。

制度が求める電子取引データの保存要件に対し、以下のように対応する予定です。各要件の詳細については、前回の連載記事をご参照ください。


要件
システム対応
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
システム側でオンラインマニュアルをご提供予定です。
見読可能装置(ディスプレイ・プリンタ)の備付け
A-SaaSをご利用中のディスプレイやプリンタで対応可能です。新たに装置を購入いただく必要はありません。
検索機能の確保
すべての要件を満たす機能をご提供予定です(近い将来のバージョンで完全対応する予定です)。
真実性の確保(※1)
データの訂正削除ができないシステムをご提供予定です。
また、訂正削除の防止に関する事務処理規程の雛形をご提供します(後述)。


(※1)真実性の確保の仕方について

真実性の要件では、電子メールなどで受け取った請求書やネット通販で通販サイトからダウンロードした領収書などは、タイムスタンプを付与するか事務処理規程で対応するか、いずれかの方法で対応することになります。

真実性の要件に事務処理規程で対応するメリットは、保存するまでの期限がないことです。タイムスタンプの場合、電子メールなどで請求書を受け取ってからタイムスタンブを付与するまでの期限が定められています。そのため、うっかりこの期限を越えてしまうと、その電子取引データは認められなくなる可能性があります。事務処理規程での対応であれば、そのようなことを心配する必要はありません。

なお、「電子取引データ保存システム」では一度登録・保存した電子取引データを編集・削除できなくする予定です。訂正削除を防止するために別途事務処理の仕組みを作る必要がありませんので、事務処理規程もシンプルになります。


「電子取引データ保存システム」の特徴

手間なく簡単に保存

以下の図は「電子取引データ保存システム」で、電子取引データをアップロードして保存する画面です(開発中のため変更の可能性があります)。



※開発中の画面につき、変更になることがあります


「電子取引データ保存システム」では受け取ったPDFの請求書などをドラッグ&ドロップで簡単にアップロードできます。まとめて複数の電子取引データをアップロードすることもできますので手間もかかりません。

アップロードした請求書などのプレビュー表示を確認しながら情報を入力します。一度入力された取引先名は次回以降リスト表示され、一文字入力するたびに絞り込み表示しますので、必要な情報入力も手間なく行えます。
アップロードして情報を入力するだけで、電子取引データを手間なく簡単に要件を満たして保存することができます。

保存された電子取引データは、別途ご用意する一覧画面で情報を確認できるほか、任意の電子取引データを指定して請求書などの内容を閲覧できます。また、閲覧画面からは印刷・ダウンロードも可能です。


安心・安全のセキュリティで保存

電子取引データは安心・安全なセキュリティで守られたクラウドサーバーに保存します。PCやサーバの故障や買い替えによって、大事な電子取引データを失う恐れはありません。
また、保存された電子取引データを編集・削除することはできませんので、改ざんを心配する必要もありません。

(以上の機能はVer1.0でご提供予定です。検索機能はVer1.1でご提供予定です)


無償でご提供

「電子取引データ保存システム」は、無償でご提供いたします。
(なお、本来の目的と異なるファイルを無闇にアップロードされることをことを防ぐために、1企業あたりの保存容量に上限を設ける予定です。)


システムを活用するために準備していただきたいこと

税理士事務所と事業者でまず確認していただきたいことは、自社で行なっている電子取引の実態把握です。電子取引の実態を確認するに当たっては、責任者を決めてから行うとよいでしょう。


発行する立場での確認

  • 発行する請求書や見積書などをシステムで作成しPDF添付で送付している場合
    • そのシステムが電子取引データの保存に対応しているのであれば、そのシステムで請求書などのデータを保存すれば良いことになります。
    • A-SaaS請求書発行システムは、すでに電子取引データの保存に対応しています。
  • 発行する請求書や見積書などをExcelで作成しPDF添付で送付している場合
    • Excelデータのままでは電子取引の保存要件を満たすことはできませんので、電子メールに添付しているPDFの請求書などを「電子取引データ保存システム」に保存するようにします。


受け取る立場での確認

  • 他社から受け取る請求書や見積書など現在書面で保存しているもののうち電子取引に該当するものをピックアップしましょう。
  • ピックアップした書類の電子取引データは、誰が受け取り管理しているのか確認しましょう。
  • いくつかの部署(個人)に分散したまま管理されている場合、それぞれの部署の担当者が「電子取引データ保存システム」に保存するのか、責任者に集約して「電子取引データ保存システム」に保存するのか、自社にとって最適な方法を検討しましょう。


上記の確認は、税理士事務所と事業者それぞれで行う必要があります。ここまでの確認ができたら、事務処理規程を作成しましょう。「電子取引データ保存システム」を活用することを前提とした事務処理規程の雛形は以下のリンクからWord形式でダウンロードできます。


「法人用事務処理規程(サンプル)」はこちら

「個人用事務処理規程(サンプル)」はこちら


「電子取引データ保存システム」はクラウドのシステムですから、顧問先事業者が保存した電子取引データを税理士事務所と共有することができます。例えば、税理士事務所が顧問先に電子メールに添付して送付している請求書などを、顧問先に代わって、顧問先の「電子取引データ保存システム」に保存することもできます。上記の事務処理規程には、こうした運用も盛り込んでいますが、税理士事務所と顧問先事業者の実情に合わせて変更してご利用ください。

「電子取引データ保存システム」は、制度開始となる令和4年1月1日前後のリリースを予定しています。

準備を進めて、今しばらくお待ちください。


令和3年度電子帳簿保存法改正に関する記事はこちら

令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第1回 〜保存要件の緩和と電子取引の厳格化〜

令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第2回 ~電子取引厳格化の詳細~

令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第4回 ~電子取引厳格化に猶予期間~

令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第5回  ~スキャナ保存の改正概要~



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