会計事務所が対策しておくべきデータの管理保全とは？
リモートワークの増加に伴い、リスクが高まっている情報漏洩。顧問先から様々な個人情報を預かっている会計事務所にとっても取り組むべき重要な課題の一つです。そこで、今回は会計事務所における安全なデータ管理について業務ソフトの選び方という観点から解説していきます。
会計事務所がデータ管理を徹底するべき理由
会計事務所では日夜、様々な顧問先から情報を預かり、保管することが求められますが、データを安全に管理・保管することは容易なことではありません。
特に近年では情報流出が急増しており、2020年には過去最高の2,500万人以上の個人情報が流出しています。
万一、顧問先の個人情報が流出してしまえば、顧問先からの信頼を失うばかりか、法的な責任問題にも発展しかねず、会計事務所にはこれまで以上にデータ管理を徹底することが求められています。
特に会計事務所の業務で最も注意するべきは、業務ソフトの選び方です。業務ソフトには様々なデータを紐づけるため、使用するソフトは慎重に選ばなければいけません。
インストール型とクラウド型の業務ソフトの違い
業務ソフトには大きくわけてインストール型とクラウド型の二つの種類があります。ここではそれぞれの違いを簡単に説明していきます。
インストール型
インストール型はパソコンにインストールして使用するタイプです。パッケージ型と呼ばれることもあり、サーバー代・端末代・保守料などを月額で払うリース契約が多く見られます。基本的にはインターネットに接続せずに使用するため、ネットの通信環境などの影響を受けず、動作速度が安定しているというメリットがあります。
反面、インストール型にはクラウド型のようにリアルタイムで最新情報が保存される機能がありません。急な停電や思いがけないパソコンの故障などでデータが消失してしまう可能性があることを押さえておきましょう。
また、インストール型はインストールできるデバイスの種類に制限があるのが一般的です。基本的にインストールできるのはパソコンのみに限られており、スマホやタブレットには対応していないのが一般的です。
クラウド型
クラウド型はネット上に構築されたサーバーにアクセスして作業をおこなうタイプです。作業にはネットへの接続が必須になりますが、ネット環境さえあれば、どこからでもアクセスでき、複数の端末で同時に作業ができるのが特徴です。
製品によっては、銀行口座やクレジットカードと連携する機能が搭載されており、設定さえしておけば、自動で記帳まで完了できるようになっています。
反面、クラウド型はインターネットに接続して使用する関係上、通信環境によっては入力に若干のタイムラグが発生することがあります。特に数値を手入力することが多い場合は、作業に時間がかかる可能性があることを押さえておきましょう。
また、クラウド型は月額料金がかかることも押さえておくべき点です。会計や税務などで別々のソフトを導入する場合は割高になる可能性があることを覚えておきましょう。
安全性を重視するならクラウド型がベター
ここではインストール型とクラウド型を安全性の点から比較していきます。
まず、インストール型は個人情報を一人ひとりのスタッフが個別のパソコンごとに管理することなります。この場合のメリットはインターネットに接続せず使用できれば、ハッキングされる可能性を最小限に抑えられる点です。
ただし、インストール型は個別のパソコンでデータを管理する関係上、USBなどを用いての盗難やメール送信時の誤送信のリスクがあります。個々の職員がどのようにデータをやり取りしているかも考慮して対策を講じなければならないため、状況に応じて管理者自身が柔軟に対応していく必要があるでしょう。
対して、クラウド型は、サービスを提供するサーバーがハッキングされるリスクがあります。サーバーには常に最新の作業内容が同期されていくため、万一、情報が流出した際には、被害が大きくなる可能性があるでしょう。
ただし、クラウドのサーバーは常に厳重な監視体制が敷かれており、何重ものファイアウォールで守られています。何かあった際にも専任のスタッフがすぐに対応してくれるため、クラウドのサーバーは、情報を保護してくれる銀行の金庫のようなものといえるでしょう。
以上のことからインストール型とクラウド型を安全面から比較した場合、管理者自身が手元で確実に情報を管理できる場合を除けば、クラウド型のほうが安全性は高いといえるでしょう。
まとめ
年々、個人情報の流出リスクは増加の一途を辿っています。万一、情報が流出してしまえば、事務所の存続問題にも発展しかねないため、使用する業務ソフトは慎重に選ぶ必要があります。会計事務所で使用するソフトにはインストール型とクラウド型の二種類がありますが、管理者自身が手元で厳重に管理できる場合を除けば、クラウド型のほうがおすすめです。
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